Für Assistenzen: Kommunikation und Arbeitechniken

Für Assistenzen: Kommunikation und Arbeitstechniken

Die Zeiten, in denen sich Assistenzen mit der Terminverwaltung und der Papierorganisation beschäftigt haben, sind lange vorbei. Dieser Job fordert eine große Bandbreite an Begabungen. Es müssen Veranstaltungen, Meetings und Telefonkonferenzen organisiert werden – eng getaktet. Hinzu kommen Protokolle, Rechercheaufgaben, E-Mails und Präsentationen. Auch kommunikativ wird viel verlangt, denn Assistenzen sind Sprachrohr des Chefs und in schwierigen Zeiten auch Seelentröster.

Der Erledigungsdruck steigt und die Arbeitsabläufe werden komplizierter. Daher stellt sich vielen Assistenten die Frage nach einer optimalen Struktur und Organisation, aber auch nach der richtigen Kommunikation. Als Hilfestellung und Orientierung bot der Arbeitgeberverband Chemie Rheinland-Pfalz erstmals zwei Seminare an, die direkt auf diese Berufsgruppe zugeschnitten waren.

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In welcher Schublade stecken Sie?

Der erste Eindruck zählt. Im persönlichen Gespräch oder am Telefon macht sich jeder in den ersten Sekunden ein Bild des Gegenübers. Stimme und Erscheinungsbild prägen maßgeblich dieses Kennenlernen. Schnell entscheiden wir, ob die Person sympathisch ist, kompetent und dynamisch – oder auch nicht. Die gedankliche Schublade geht auf und der Gegenüber ist eingeordnet. Eine zweite Chance auf eine Korrektur gibt es nur schwer. Doch was macht uns und damit diesen ersten Eindruck aus? Wer bin ich und was bewirke ich in diesem Unternehmen? Diesen Fragen ging die Gruppe unter Anleitung der Trainerin Nicolle Dreischarf (trainInstinct.) als Einstieg in das Thema Kommunikation nach.

Wo sitzen Sie auf der Statuswippe ?

Führen Sie das Gespräch oder werden Sie geführt? Unser Selbstbild prägt nicht nur den ersten Eindruck, sondern auch unsere Gespräche. Die Statuswippe von trainInstinct beschreibt die Dynamik des Verhältnisses zwischen Personen, die miteinander kommunizieren. Man unterscheidet in Hochstatus und Tiefstatus. Ist einer oben, ist der andere unten. Diese Situation ist jedoch beeinflussbar. Wichtig ist zu wissen, dass das Entschlüsseln der Statussignale des Gesprächspartners und der bewusste Einsatz der eigenen Sprache konkret dazu dienen können, die gemeinsamen Ziele in der Interaktion erfolgreich zu verwirklichen. Trotz der geregelten beruflichen Hierarchie kann es sinnvoll sein, wenn Assistenzen im Gespräch den Hochstatus einnehmen, zum Beispiel um unter Druck selbstbewusst zu bleiben und Blockaden abzubauen. Allein das Wissen um diese Mechanismen führt oft zu einem gezielten Aha-Erlebnis.

Wo sitzen Sie auf der Statuswippe?

 

Zuhören ist die Basis guter Kommunikation
Wo sitzen Sie auf der Statuswippe?
Trainerin Nicolle Dreischarf

Reduzieren Sie Missverständnisse

Die Kommunikation zwischen zwei Personen unterliegt weiteren Einflüssen. So werden mit jedem Gespräch Erwartungen und Befürchtungen verbunden, die nicht immer gleich offensichtlich sind. Dies beschreibt das „Eisbergmodell“ in der zwischenmenschlichen Kommunikation. So werden rationale Handlungsmotive im Gespräch bewusster wahrgenommen – dies entspricht dem Bild des Eisberges oberhalb der Wasserlinie. Unbewusst spielen im Gespräch aber auch Emotionen und Beziehungen eine wichtige Rolle. Sie stellen den weitaus größeren Teil dar und entsprechen dem Bild des Eisberges unterhalb der Wasserlinie. Ist diese Beziehungsebene gestört, so hat das auch Auswirkungen auf die rationale Ebene. Hier verwies die Trainerin darauf, rhetorische Mittel einzusetzen, um zum Beispiel Bedenken vorwegzunehmen.

Einen weiteren Einfluss auf unsere Kommunikation hat unsere Sprach-Denk-Codierung. Die Informationsverlusttreppe von Shannon & Weaver bringt dies anschaulich zum Ausdruck. Sie beschreibt unerwünschte Kommunikationsstörungen zwischen zwei Personen, aufgrund von falschen Interpretationen. Das Phänomen machte die Übung „Stille Post“ sehr greifbar: Zwei Teilnehmer sollten eine zuvor gehörte Kurzgeschichte anderen Teilnehmern weitererzählen. Das Ergebnis entspricht selten dem Ursprung. Um im täglichen Miteinander dem Informationsverlust vorzubeugen, sind Notizen ratsam. Ebenso sollte nachgefragt und bei Bedarf das Gesprächstempo reduziert werden.

Informationsverlusttreppe

Jede Frage hat eine andere Wirkung

Genaues Zuhören und richtiges Fragen sind wichtige Voraussetzungen, um Sachverhalte zu klären. Die Beantwortung offener Fragen erfordert mehr Überlegung und geht mehr in die Tiefe als ein kurzes „Ja“ oder „Nein“. Sie eignen sich daher hervorragend, um Informationen zu sammeln und ein umfangreiches Bild von der Situation zu bekommen. Konkretisierungfragen schließen sich meist den offenen Fragen an. Rhetorische Fragen bedürfen keiner Antwort und Suggestivfragen geben die Antwort schon vor. Beide Fragearten haben aber deutlich potential, emotional aufzuladen.

Nehmen Sie es nicht persönlich

Assistenzen sind die erste Ansprechperson für den Chef. Wer so eng im Team arbeitet, ist von Emotionen nicht befreit. Erlebt einer der Beiden gute oder schlechte Zeiten, hat dies unmittelbar Auswirkungen auf das Miteinander. Die wichtigste Regel lautet daher, nichts persönlich zu nehmen. Vielmehr sollte Kritik differenziert betrachtet werden. Denn jeder Mensch hat verschiedene Rollen inne, in denen er wahrgenommen wird. Kritik an der Rolle ist keine Kritik an der Persönlichkeit.

So können Sie Ihr Zeitmanagement realisieren

Im Seminar lernen die Assistenzen einen geordneten Einstieg in den Tag und wie sie auf plötzliche Aufgaben reagieren können. Dazu gehört nicht nur eine verbesserte Schreibtischorganisation und Strategien im Umgang mit Aufschieberitis. Wichtig ist auch ein veränderter Umgang mit Glaubenssätzen und das richtige Energie-Management. Dazu gehört auch der Ansatz "Eat the frog".

Zeitfresser – so schaffen Sie Ordnung.

Eine Herausforderung für Assistenzen ist es, die Balance zwischen den eigenen und den externen Aufgaben zu halten. Im Seminar gab es einen regen Austausch und Tipps zur Bewältigung von „Zeitfressern“, gute Ideen für passendere Arbeitsstrukturen und Werkzeuge, um diese anwenden und durchsetzen zu können.

Hilfreich, wenn auch zunächst schwierig, ist die Kategorisierung der anstehenden Aufgaben. Schwierig, da jede Aufgabe mittelbar oder unmittelbar für den Erfolg sorgt und somit wichtig ist. Hilfreich, da eine feste Struktur hilft, sich besser auf die jeweiligen Aufgaben zu konzentrieren. Das wiederum hat deutlichen Einfluss auf die Qualität und damit den Erfolg der Arbeit. Möglichkeiten der Strukturierung bieten zum Beispiel das „Eisenhower-Prinzip“, nach dem die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Felder eingeteilt werden. Ebenso hilfreich sind Zeitblöcke, in denen alltägliche Aufgaben erledigt werden. Bestes Beispiel sind E-Mails.

Ein Ping am PC, ein kurzes Aufleuchten des Infofensters am Bildschirm und schon sorgt der Hinweis auf neue E-Mails für ein Unterbrechen der aktuellen Tätigkeit. Schnell mal die Mail beantworten und dann geht es weiter – nur wo? Die Konzentration ist weg. Oder die Mail erfordert mehr Aufmerksamkeit und zeitliche Bearbeitung als geplant. Solche Momente sorgen schnell für einen Wirbel in unserer Tagesstruktur. Wer die Beantwortung von Mails in feste Blöcke schiebt, hilft sich selbst und auch anderen. Denn in aller Eile können sich schnell Fehler in die
Antworten einschleichen.

3-Minuten-Regel für E-Mails

Auch Chefs sind gefordert

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben viel gelernt in den beiden Seminaren. Die Trainierin Nicolle Dreischarf (trainInstinct.) half den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu
reflektieren und neu zu organisieren. Eine Erkenntnis ist auch, dass die Chefs nach diesem Seminar ebenso gefordert sind. Denn jede Maßnahme der Assistenten ist nur so gut, wie die Vorgesetzten neue Abläufe zulassen und neue Regeln akzeptieren. Dazu gehört auch das Bewusstsein, dass ungeplante Zusatzaufgaben sich auf bestehende Aufgaben und deren Priorisierung auswirken können.

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